Een handleiding voor het creëren van een risicobeoordelinginstrument

1. Inleiding

U wilt de inhoud van het OiRA-instrument voor ondernemingen in uw sector samenstellen, en dit sectorspecifieke instrument aan hen aanbieden. Het OiRA-instrument bevordert een geleidelijke aanpak met betrekking tot risicobeoordeling en bestaat uit 5 stappen:

• Voorbereiding > de sector laat eindgebruikers (ondernemingen) kennis maken met risicobeoordeling
• Identificatie > de eindgebruiker overloopt de risico’s/problemen en antwoordt met JA of NEE
• Evaluatie > de eindgebruiker evalueert de risico’s voor elk probleem/risico dat werd opgemerkt
• Actieplan > de eindgebruiker stelt een actieplan op met maatregelen om alle vermelde risico’s te behandelen
• Rapport > het actieplan wordt een rapport dat kan worden gedownload en afgedrukt

1.1 Eindgebruiker staat centraal

Het is belangrijk dat u uw eindgebruiker in gedachten houdt: de micro-ondernemingen en kleine ondernemingen (werkgever en arbeider(s)) en de structuur van het risicobeoordelinginstrument moeten zo relevant mogelijk zijn voor de dagelijkse activiteiten van de ondernemingen; de eindgebruiker denkt en handelt overeenkomstig zijn eigen bedrijfsprocessen. De manier van denken van experts verschilt vaak van de praktijk van de eindgebruiker. Deze laatste denkt in functie van zijn eigen bedrijfsprocessen en gebruikt zijn eigen taal. Een aantal voorbeelden:

• de expert denkt aan fysieke werkbelasting; de eindgebruiker aan fysieke arbeid
• de expert denkt aan de thermische omgeving; de eindgebruiker aan werken in warme/koude temperaturen
• de expert denkt aan veiligheid en stelt een module samen met alles in dat domein; de eindgebruiker kan bijvoorbeeld denken aan het openen of sluiten van een winkel, aan wat dat inhoudt, of aan het omgaan met agressieve klanten en wat hij/zij eraan gaat doen.

1.2 Eenvoudige taal gebruiken

Als de inhoudt van het risicobeoordelinginstrument zodanig wordt gestructureerd dat het in lijn ligt met de manier waarop de gemiddelde eindgebruiker denkt en handelt, wordt de inhoud herkenbaar en wordt het gemakkelijker om een actieplan uit te voeren om de risico’s aan te pakken met haalbare maatregelen.

Een ander beslissend aspect is de taal die wordt gebruikt. De taal moet gemakkelijk te begrijpen zijn zonder nood aan interpretatie; er moet worden verwezen naar zaken met namen waarmee de ondernemingen vertrouwd zijn en door hen gewoonlijk worden gebruikt.

Korte zinnen (bij voorkeur maximaal tien woorden) en duidelijke alledaagse taal die gemakkelijk leesbaar is door een leek, zullen verhinderen dat de eindgebruiker een afkeer krijgt om het instrument te gebruiken, en hem in staat stellen een beoordeling te maken en het OiRA-instrument correct te gebruiken.

Aan het begin van het instrument, krijgt u de kans om een korte inleidingtekst te schrijven en een positieve en aanmoedigende boodschap te brengen over:

• het belang van risicobeoordeling
• het feit dat risicobeoordeling niet noodzakelijkerwijze ingewikkeld moet zijn (het is de bedoeling risicobeoordeling duidelijker te maken)
• het feit dat het instrument speciaal werd ontworpen om aan de behoeften van ondernemingen in de sector te beantwoorden

Het is belangrijk dat de tekst niet te lang is; het zou de eindgebruiker kunnen ontmoedigen om het instrument te gebruiken.

2.Team

Hoewel het belangrijk is om het projectteam beheerbaar te houden wat betreft de omvang, moet het bij voorkeur bestaan uit:

• afgevaardigde(n) van een beroepsorganisatie(s)
• afgevaardigde(n) van de vakbond(en)
• de OiRA-ontwikkelaar
• een expert in veiligheid en gezondheid op het werk (met kennis van en affiniteit met de sector)
• eindgebruikers (bijv. management of personeel van bedrijven, vakbondsfunctionarissen, enz.)

3. Structuur

3.1 De inhoud hiërarchisch ordenen

Vooraleer u van start gaat met het creëren van een OiRA-instrument, raden we u aan om na te denken over het aantal punten dat u wilt behandelen. Een grondige planning van de structuur zal u later ten goede komen. Rangschik de onderwerpen zodanig dat het relevant is voor eindgebruikers.

Het systeem beschikt over een manier om onderwerpen, ondergeschikte onderwerpen en risicotypes te groeperen. Deze groepering heeft als hoofddoel het voor de eindgebruiker eenvoudiger/logischer te maken om het risicobeoordelinginstrument in te vullen. Uw risicobeoordelinginstrument zal dus bestaan uit:

MODULES = onderwerpen (locaties, activiteiten, …)

Voorbeeld:

Module 1: Wassen van haar met shampoo (kapperssector)

SUBMODULES (niet verplicht) = ondergeschikte onderwerpen

Voorbeeld:

Submodule 1: Werkhouding

Submodule 2: Contact met water en cosmetische producten

RISICO’S = stellingen over een situatie die zich voordoet

Voorbeeld:

1.1 Het shampoostation is instelbaar

2.1 Er wordt geschikt beschermingsmateriaal, zoals wegwerpbare veiligheidshandschoenen, aangekocht

OPLOSSINGEN = beschermingsmaatregelen om het probleem op te lossen die worden aanbevolen door de expert

Voorbeeld:

1.1 Het nemen van regelmatige onderbrekingen om te herstellen van fysieke arbeid

2.1 Het gebruik van stofvrije producten

Het systeem biedt ook de mogelijkheid om:

• één module/een volledige reeks modules over te slaan in geval de inhoud niet van toepassing is op de activiteit van de onderneming
• bepaalde modules te herhalen in geval de ondernemingen meerdere locaties hebben.

3.2 Het risico van bevestigende stellingen

Als u eenmaal de hoofdstructuur van het risicobeoordelinginstrument hebt bepaald, kunt u van start gaan met het identificeren en uitleggen van de verschillende risico’s.

Het systeem werkt met bevestigende stellingen; daarmee bedoelen we, er wordt vermeld of een situatie ‘van toepassing is’ (het te behalen doel) of ‘niet van toepassing is’

Note

Voorbeeld: Er is goede verlichting aanwezig.

Het antwoord van de eindgebruiker is een duidelijke ‘ja’ of ‘nee’. Als de eindgebruiker NEE antwoord (= de situatie is niet van toepassing), wordt het probleem automatisch opgenomen in het actieplan en wordt de eindgebruiker gevraagd een maatregel voor te stellen om het risico te behandelen.

3.3 De verschillende risicotypes overwegen

U hebt de keuze uit 3 risicotypes:

• prioriteitrisico: verwijst naar een risico dat door de sector wordt beschouwd als één van de belangrijkste risico’s in de sector.

  Note

  Voorbeeld: In de hoogte werken in de bouwsector: de stelling wordt opgezet op een stevige ondergrond

• risico: verwijst naar bestaande risico’s op de werkvloer of houdt verband met het uitgevoerde werk.

  Note

  Voorbeeld: Alle stoelen op kantoor zijn instelbaar

Om de twee hierboven vermelde risicotypes te identificeren en te evalueren, is het vaak nodig om de werkvloer te bekijken (rondwandelen op de werkvloer en kijken naar wat letsel kan veroorzaken, arbeiders raadplegen, …).

• beleid: verwijst naar overeenkomsten, procedures en managementbeslissingen over kwesties met betrekking tot veiligheid en gezondheid op het werk.

  Note

  Voorbeeld: Fabrikanten krijgen vaak vragen over alternatieve veilige producten

Deze beleidsverklaringen kunnen van aan het bureau worden beantwoord (niet nodig om de werkvloer te inspecteren).

3.4 Vooraf ingestelde evaluatie voor het risico

U hebt voor elk “risicoâ€type de keuze uit 2 evaluatiemethodes:

• Geschat: door een keuze te maken uit hoog, gemiddeld of laag.
• Berekend: door de waarschijnlijkheid, frequentie en ernst afzonderlijk te beoordelen. Het OiRA-instrument zal vervolgens automatisch de prioriteit berekenen.

Eindgebruikers hoeven de volgende risico’s niet te beoordelen bij de “Evaluatienâ€:

• Prioriteitrisico’s (standaard beschouwd als “hoge prioriteit” en weergegeven als “hoog” in het actieplan)
• Beleid (dit is strikt genomen geen risico).

3.5 Oplossingen voorstellen

De sector is over het algemeen goed geïnformeerd over de risico’s die hoogstwaarschijnlijk zullen leiden tot bedrijfsongevallen en ziekten. Om de eindgebruiker te helpen bij het vinden van oplossingen voor deze risico’s, kunt u de oplossingen opnemen die worden aanbevolen door de sector/experts. De eindgebruiker zal bij het uitwerken van het actieplan de mogelijkheid hebben om de oplossingen te selecteren en ze te herwerken (de tekst aan te passen) overeenkomstig de situatie die zich voordoet in zijn/haar onderneming.

Note

Alle nodige documenten zijn beschikbaar op de site van de OiRA-gemeenschap http://www.oiraproject.eu/doc/